Электронный архив (Electronic archive)

Определение

Электронный архив, cистема электронного архива — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории изменений, быстрый и удобный поиск.

Описание

Электронные, или цифровые, архивы помогают компаниям систематизировать и хранить годами самые разные файлы: документы, изображения, аудио- и видеозаписи и так далее. Информацию можно организовать так, чтобы легко восстанавливать ее и управлять ею. А еще этот инструмент хорошо экономит бизнесу деньги. Что такое электронный, или цифровой, архив Все больше компаний внедряют программные платформы, где есть комплекс универсальных и многофункциональных модулей. Их можно легко и просто настроить, а еще они позволяют структурировать управление, бизнес-процессы на предприятии и отношения с другими организациями. Когда документооборот полностью переходит в цифру, возникает вопрос, как собирать, систематизировать и хранить годами электронные документы. В этом случае бизнесу поможет «Электронный архив». Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота. Особенности систем электронного архива Сформулированы в соответствии со стандартом MoReq II[1]: • не допускает изменение документа; • позволяет существовать единственной финальной версии документа; • запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций; • должен включать строгие правила хранения; • должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором; • может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов. Основные функции Внедрение такой системы прежде всего начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация. Электронный архив включает следующие базовые функции: • управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов); • имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов); • поточный ввод - ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему; • управление Web-контентом • системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения. В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например: • для систем автоматизации архивного делопроизводства - формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел. • для архивов нормативно-технической документации - функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта; • для архивов финансовой (платежной) документации - функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок. Виды • Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т.д. • Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия. • Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое. • Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации. • Электронный архив технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч). • Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию; • Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании; • Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности. Этапы создания электронного архива Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект — самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова: • Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание. • Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных ([[RAID|RAID-массивы], библиотеки на различных носителях). • Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя: • • Сканирование документов - начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений; • Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных. Необходимо различать залповый ввод - единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд - и текущий ввод - сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления. Российский рынок электронных архивов Участники рынка электронных архивов в России и странах СНГ подразделяются на несколько категорий: • Разработчики программного обеспечения для организации электронных архивов (Алее Софтвер (Alee Software), Корпорация ""Электронный Архив""); • Поставщики и производители оборудования (Корпорация ""Электронный Архив"", Пирит, Canon (Канон Ру), Eastman Kodak); • Разработчики систем электронного документооборота и делопроизводства (ЭОС, DocsVision); • Разработчики систем оптического распознавания символов (Abbyy Россия, CUNEIFORM, OmniPage).

История создания

С развитием информационных технологий и новых видов цифровых носителей стал более актуальным вопрос о долгосрочном хранении электронной информации. Вплоть до начала 1990-х годов большинство цифровой информации дублировали на бумажных копиях. Однако таким образом архивировались далеко не все материалы и множество электронных документов не подлежало бумажному архивированию по причине закрытости для общественности. Первые проекты по электронному архивированию начали появляться во второй половине 1990-х годов. Так, в 1996 году австралийский проект Preserving Access to Digital Information (PADI) получил государственное финансирование. Его выполнение было поручено Национальной библиотеке Австралии. В рамках PADI публиковались отчёты по проектам и журнальные статьи по широкому кругу тем, а также происходило формирование профессионального сообщества в сфере сохранения цифровой информации. В этом же году были запущены основанный Брюстером Кейлом проект по архивированию веб-страниц Архив Интернета, проекты Национальной библиотеки Швеции (Kulturarw Heritage Project) и Национальной библиотеки Австралии (PANDORA Project). В 1998 году ряд европейских национальных библиотек образовал Networked European Deposit Library (NEDLIB) для сохранения электронных объектов в библиотечной системе[16]. Одновременно с этим начали развиваться и проекты по разработке эффективных стратегий архивирования — Arts and Humanities Data Service[en] (1999) и Project CAMiLEON (1999). Уже начиная с 2000-х годов практики по сохранению электронных данных начинают внедрять повсеместно. Так, в 2000-м Библиотека Конгресса инициировала проект Minerva Initiative[en] по сбору и архивированию электронной информации, а нидерландский проект Digital Preservation Testbed стал частью национальной программы по сохранению цифровой информации. В 2001 году была создана Digital Preservation Coalition[en] — коалиция организаций по внедрению практик электронного архивирования в Великобритании и других странах. В 2006 году был основан аналогичный проект — Digital Preservation Europe. Повсеместно внедряемые стратегии по электронному архивированию изменили роли библиотек, архивов и издательств, традиционно отвечающих за архивацию информации. Начиная с 2000-х годов сохранением электронных записей также занимаются частные организации, центры научных данных, некоммерческие организации. В 2003-м ЮНЕСКО предприняло попытки объединить международные усилия по созданию систематизированного подхода к электронному архивированию, опубликовав Хартию «О сохранении цифрового наследия», призывающую мировое сообщество к внедрению стратегий по сохранению находящихся в опасности электронных объектов. В 2012 году на конференции программы ЮНЕСКО «Память мира» было вновь заявлено о необходимости создания унифицированной международной попытки по сохранению и предоставлению доступа к электронному наследию. В результате в 2013 году была создана программа PERSIST, направленная на сохранение мирового документального наследия.