Протокол встречи
Что такое протокол стречи
Протокол встречи имеют важное значение для ведения заметок, обобщения основных обсуждаемых тем и отслеживания принятых решений и результатов встречи.
Протокол встречи — это письменный отчет об обсуждениях, решениях и действиях, происходящих во время собрания.
Хронометрист
Это может быть администратор, секретарь, ассистент или менеджер, либо член команды волонтёров, выполняющий задачу. Важно, чтобы протоколирующий специалист грамотно организовывал процесс, делал записи и успешно подводил итоги обсуждений.
Как написать протокол встречи
Чтобы протокол совещания был эффективным, он должен соответствовать следующим критериям:
- Объективность: предоставлять фактический отчёт о встрече, избегая личных мнений и субъективных интерпретаций дискуссий.
- Краткость и чёткость: фокусироваться только на основных моментах, исключая ненужные детали.
- Точность: обеспечивать актуальность и достоверность всей записанной информации.
Рассмотрим общепринятые основные компоненты протокола встречи
- Дата, время и место встречи
- Список участников и извинения за отсутствие
- Повестка дня и цель встречи
- Резюме обсуждений и принятых решений
- Проведенные голосования и их результаты
- Действия, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения
- Любые следующие шаги или последующие действия
- Заключительные замечания или перерыв в заседании
Из нашей практики для полезного и информативного протокола встреч, достаточно следующих пунктов:
- Повестка дня и цель встречи — очень важно
- Резюме обсуждений и принятых решений — очень важно
- Проведенные голосования и их результаты — опционально
- Действия, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения — важно
- Любые следующие шаги или последующие действия — опционально
- Заключительные замечания или перерыв в заседании — опционально
Как вести протокол встречи
По нашему опыту для ведения протокола встречи достаточно листка бумаги и ручки, но если есть желание, можно использовать онлайн-сервисы