Протокол встречи

Что такое протокол стречи

Протокол встречи имеют важное значение для ведения заметок, обобщения основных обсуждаемых тем и отслеживания принятых решений и результатов встречи.

Протокол встречи — это письменный отчет об обсуждениях, решениях и действиях, происходящих во время собрания.

Хронометрист

Это может быть администратор, секретарь, ассистент или менеджер, либо член команды волонтёров, выполняющий задачу. Важно, чтобы протоколирующий специалист грамотно организовывал процесс, делал записи и успешно подводил итоги обсуждений.

Как написать протокол встречи

Чтобы протокол совещания был эффективным, он должен соответствовать следующим критериям:

• Объективность: предоставлять фактический отчёт о встрече, избегая личных мнений и субъективных интерпретаций дискуссий.
• Краткость и чёткость: фокусироваться только на основных моментах, исключая ненужные детали.
• Точность: обеспечивать актуальность и достоверность всей записанной информации.

Рассмотрим общепринятые основные компоненты протокола встречи

1. Дата, время и место встречи
2. Список участников и извинения за отсутствие
3. Повестка дня и цель встречи
4. Резюме обсуждений и принятых решений
5. Проведенные голосования и их результаты
6. Действия, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения
7. Любые следующие шаги или последующие действия
8. Заключительные замечания или перерыв в заседании

• Повестка дня и цель встречи — очень важно
• Резюме обсуждений и принятых решений — очень важно
• Проведенные голосования и их результаты — опционально
• Действия, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения — важно
• Любые следующие шаги или последующие действия — опционально
• Заключительные замечания или перерыв в заседании — опционально

Как вести протокол встречи

По нашему опыту для ведения протокола встречи достаточно листка бумаги и ручки, но если есть желание, можно использовать онлайн-сервисы