Административные документы

Административные документы - это документы и иные зафиксированные сведения, используемые для организационного управления, оформления распорядительных и информационных действий, ведения административных процедур и подтверждения связанных с ними обстоятельств.

Что означает термин

К административным документам относятся материалы, которые фиксируют решения, распоряжения, сообщения и другие сведения, необходимые для административной деятельности. Документ может быть представлен не только в письменной форме: к документам также относятся материалы фото- и киносъёмки.

В административной практике к таким документам относят приказы, меморандумы, циркуляры и служебные записки. В отдельных контекстах термин употребляется уже, например для обозначения документов предприятия, предназначенных для сбора статистических и иных данных о производстве товаров на экспорт.

Как устроено

Административный документ содержит зафиксированные сведения, связанные с конкретным управленческим действием, информационным обменом или административной процедурой. Форма документа зависит от ситуации: он может существовать на бумаге, в электронной форме или в виде другого материала, содержащего информацию.

В административном деле документы могут подаваться лично через канцелярию, по почте или в электронной форме. Для электронного ходатайства в некоторых случаях требуется электронная подпись; документ без неё может не быть зарегистрирован.

Где применяется

Административные документы применяются в организационном управлении, при оформлении распоряжений и передаче служебной информации, а также при рассмотрении административных дел. Примерами служат приказ о порядке работы подразделения, служебная записка, циркуляр, электронное ходатайство и фотоматериалы, приобщённые к материалам дела.