Электронный документооборот (Electronic document management)

Определение

Электронный документооборот - это процесс управления документами, при котором все операции с документами производятся в электронном виде. Включает в себя создание, изменение, хранение, поиск и распространение документов.

Описание

Электронный документооборот, или EDM, — это система управления документами, в которой все процессы происходят в электронном виде: создание, изменение, хранение, поиск и передача документов. В этой статье разберем, зачем нужен электронный документооборот, как он работает и какие преимущества дает. Прежде всего, электронный документооборот упрощает работу с документами. Вместо того чтобы хранить бумаги на столе или в шкафу, вы можете хранить электронные копии документов на компьютере или сервере. Это экономит место и упрощает доступ к документам. EDM также ускоряет работу с документами. Поиск нужного документа занимает считанные секунды, а пересылка документов между сотрудниками происходит моментально. Кроме того, система электронного документооборота позволяет контролировать версии документов и отслеживать историю их изменений. Одним из главных преимуществ электронного документооборота является снижение затрат на бумагу, печать и почтовые расходы. Кроме того, EDM снижает риск потери или повреждения документов, а также упрощает процесс архивирования и уничтожения документов. Однако, чтобы полностью использовать преимущества электронного документооборота, необходимо внедрить соответствующую систему на предприятии. Это может потребовать определенных инвестиций, но в долгосрочной перспективе они окупаются за счет экономии ресурсов и повышения эффективности работы с документами.

История создания

Термин “электронный документооборот” появился в конце 1980-х - начале 1990-х годов, когда начались разработки систем автоматизации документооборота. Первые системы были разработаны в США и Европе, а в России они начали активно развиваться в начале 2000-х годов.