Бизнес процессы
Оглавление
ОПРЕДЕЛЕНИЕ БИЗНЕСС-ПРОЦЕССА
У понятия бизнес существует множество определений.
Бизнес-процесс — это ряд определенных, измеряемых задач, выполняемых людьми и системами, которые направлены на достижение заранее запланированного результата.
ЗАДАЧИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Бизнес-процессы представляют сложную информацию в простой для восприятия форме для дальнейшего анализа и принятия решений.
Описание бизнес-процессов выполняет следующие функции:
Исследование бизнеса. Блок-схемы и графики наглядно показывают, что происходит в компании. Так проще проанализировать данные, найти слабые места и оптимизировать.
Формализация действий. Когда каждая задача поставляется четко, понятно и есть алгоритм действий, сотрудники работают эффективнее и адаптация новых сотрудников происходит быстрее и проще.
Отличие бизнес-процессов от функций и стандартных процессов
От обычных процессов в компании бизнес-процесс отличается тем, что в бизнес-процессе в том или ином виде задействованы несколько человек. Ведь коммерческой деятельности всегда есть либо потребитель либо заказчик либо поставщик и т.д.
ПОДРОБНЕЕ О БИЗНЕС-ПРОЦЕССАХ
На начальных этапах построения бизнеса многие предприниматели пренебрегают описанием бизнес-процессов. Но если следить за оптимизацией бизнес-процессов, то компанию можно вывести на качественно новый уровень дохода. Можно увеличить количество клиентов, продаж и масштаб производства. Если не уделять должного внимания бизнес-процессам, наоборот есть вероятность столкнуться с проблемами процессов и подразделений.
В таком случае, перед руководителем возникнет выбор. Первый вариант – это приступить к описанию бизнес-процессов, а также управлению ими. Второй вариант – это работать, опираясь на статистику, но здесь существует риск того, что компания просядет в эффективности. Что в свою
Это может привести к потере доли рынка.
Описанием бизнес процессов называют проработку и анализ каждого рабочего процесса. Ещё сюда включено выстраивание процессов в одну последовательную цепь и их структурирование. Касательно мероприятий по описанию и разработке бизнес-процессов, этим лучше заниматься ещё в момент создания организации.
Кроме этого, можно выделить несколько случаев, когда описания бизнес-процессов необходимы:
- Компания ориентируется на прогресс. Это подойдёт тем предпринимателям, которые запланировали масштабирование в ближайшее время. Здесь стоит проработать каждую деталь. Любая мелочь может сохранить прибыль, которая в противном случае будет потеряна. Здесь говорится о внедрении новых технологий, расширении бизнеса, выпуске новых услуг и продуктов, а также открытии дополнительных представительств;
- Если бизнес уже начал развиваться. Стоит использовать этот момент использовать для ещё более энергичной работы. В противном случае, бизнесмен может столкнуться с текучкой. В итог может понадобиться прибегнуть к использованию внештатных сотрудников. Кроме этого, возникает чрезмерная нагрузка на производство. С грамотным планированием данный период можно использовать для расширения линейки услуг и продуктов. Благодаря описанию бизнес-процессов руководителю не приходится объяснять каждому из сотрудников, как ему работать. Это объясняется тем, что у всех владельцев процессов появляется возможность самостоятельно обеспечить эффективную работу своего отдела и обучение новых кадров, либо не понадобится, либо будет более эффективным;
- Когда необходимо понизить затраты на содержание производства, необходимо найти каналы, по которым может утекать бюджет. Один из вариантов борьбы с такой ситуацией, это поиск и внедрение инструментов для более эффективной и прозрачной работы каждого из отделов;
- Продажа франшизы. Если возникло желание заработать на продажах франшизы имеющегося бизнеса, описание бизнес-процессов – это необходимая мера, которая позволит правильно и эффективно организовать работу своих франчайзи. Ни один из предпринимателей не захочет иметь дело с компанией, которая не предоставила подробное описание каждого из бизнес-процессов;
- Производство услуги или товара требует особого подхода. Если речь идёт о производстве, в котором задействовано большое количество операций и процессов. Здесь не обойтись без подробного регламента, описывающего процессы на каждом из этапов работы.
КЛАССИФИКАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Основные бизнес-процессы
Генерируют доходы компании. К ним относятся процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания предприятия и обеспечивающие получение дохода. Именно основные бизнес-процессы формируют результат и потребительские качества, за которые внешний клиент готов платить деньги. Так, для деревообрабатывающего завода основным бизнес-процессом может быть производство древесно-стружечной плиты
Сопутствующие бизнес-процессы
Это процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующему основному производству производственной деятельности и также обеспечивающие получение дохода. Так, для автотранспортного предприятия процесс ремонта стороннего транспорта на собственной ремонтной базе является сопутствующим процессом.
Вспомогательные бизнес-процессы
Это процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов и ориентированные на поддержку их специфических черт. Например, для 16 ТЭЦ вспомогательным бизнес-процессом является процесс ремонта производственного оборудования. Обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру компании, предназначены для жизнеобеспечения всех остальных процессов и ориентированы на поддержку их универсальных черт. На предприятиях любой отрасли это процесс финансового обеспечения, кадрового обеспечения, инженерно-технического обеспечения и т. п.
Бизнес-процессы управления
это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и предприятия в целом. Это процессы стратегического, оперативного и текущего планирования, формирования и осуществления управленческих воздействий.
Бизнес-процессы развития
Это процессы совершенствования производимого товара или услуги, процессы развития технологий, процессы модификации оборудования, а также инновационные процессы. Например, это проведение научно-исследовательских и опытноконструкторских работ (НИОКР) в машиностроении, процесс технического перевооружения в электроэнергетике и т. п.
КАК ОПИСАТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕСС
- Текстом. Это будет пошаговая инструкция с подробным указанием регламентов и стандартов выполнения всех действий.
- В табличном виде. В строках таблицы будут прописаны подпроцессы, а в столбцах: исполнители, входы и выходы.
- Графически в виде блок-схемы. Графическое описание (его ещё называют картой бизнес-процесса) наиболее наглядно для восприятия, поэтому его используют чаще всего.
КАК УСОВЕРШЕНСТВОВАТЬ ИЛИ ОПТИМИЗИРОВАТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ
Для успешного ведения деятельности в условиях современной экономики, организация должна обладать гибкостью и уметь подстраиваться под реалии. Имеется в виду окружающая среда, спрос, ресурсы, финансы и постоянно растущая конкуренция. На сегодняшний день, умение своевременно вносить коррективы в оптимизацию и управлять своими бизнес-процессами – ключевая компетенция для борьбы с конкурентами.
Благодаря оптимизации бизнес-процессов, предприниматель значительно улучшает организацию деятельности, а также управленческих процессов. Оптимизация позволит гибко реагировать на внезапно измененную внешнюю и внутреннюю среду. Таким образом, компания всегда будет оставаться на плаву. Современная оптимизация бизнес-процессов необходима не только для совершенствования методов деятельности, а и для создания новых.
Если управление бизнес-процессами происходит по системе, которая применялась на ранних этапах работы компании, предприниматель скоро начнёт понимать, что эффективность постепенно теряется. Иногда, это происходит на фоне развития производства, расширения ассортимента или изменения структуры компании, что является преградой для достижения прежних результатов.
Это и есть первый сигнал к тому, что необходимо приступить к оптимизации. Также можно выделить несколько других случаев, при которых руководство компании должно принять соответствующие меры:
- Улучшение уже примененной системы работы;
- Масштабирование производства;
- Снижение производственных мощностей;
- Необходимость или желание улучшать качество обслуживания или продукта;
- Сокращение сотрудников без влияния на качество производства;
- Увеличение количества конкурентов;
- С целью повышения эффективности процессов на отдельных уровнях.
ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ ПРОЦЕССНОГО УПРАВЛЕНИЯ
Автоматизация бизнес-процессов позволяет:
- постоянно собирать информацию;
- выполнять повторяемые операции быстрее;
- убирать человека из цепочки задач, где он не требуется;
- повышать качество и скорость работы сотрудников;
- быстро осуществлять обмен информацией и задачами между сотрудниками и подразделениями;
- положительно влиять на точность управления;
- выполнять несколько задач параллельно;
- быстро принимать решения в типовых ситуациях;
- быстро формировать отчеты.
ОШИБКИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
- неверная постановка задач и целей.
- несогласованность подразделений.
- несоответствие возможностей и желаний.
- слишком подробное описание бизнес-процесса.
- стремление описать все процессы в компании.
- использование собственных придуманных условных обозначений вместо общепринятых нотаций.
- путаница между бизнес-процессами компании и IT-среды.
- ожидание прибыли (измеримой ценности) от любых бизнес-процессов.
- стремление создать идеальный бизнес-процесс.
ВЫВОДЫ
Внедрение и управление бизнес-процессами – важная часть работы компании, которая стремится ставить конкретные задачи и достигать целей при минимальных затратах ресурсов. Чтобы повысить эффективность предприятия, важно грамотно описать бизнес-процессы, внедрить их на производстве и непрерывно контролировать. Регулярная оптимизация позволяет быстро устранять «узкие места» и текущие сложности, всплывающие в процессе работы.
