Виртуальный секретарь в Москве
При подключении услуги виртуальный секретарь от колл-центра SPHERE — все звонки, поступающие в офис вашей компании, принимаются нашими операторами. Они консультируют по интересующей информации согласно сценарию, а так же соединяют клиентов с сотрудниками, отделами и филиалами компании. Причем, звонки переводятся как на стационарные, так и на мобильные номера.
Что такое Виртуальный секретарь?
Виртуальный секретарь позволит вашей компании всегда быть на связи со своими клиентами. Вам не придется тратиться на поиск и наем персонала для приема и обработки входящих звонков, и при этом Вы сможете эффективно вести свой бизнес, не пропуская ни одного целевого обращения Ваших потенциальных клиентов.
Получается, что входящими и исходящими звонками, а также первичной обработкой приходящей электронной почты занимается внештатный специалист — оператор call-центра. Он делает всё то же, что и обычный секретарь: отвечает на вопросы, записывает на приём, при необходимости «переключает» на сотрудника вашей компании. Если звонок принят в нерабочие часы или нужного специалиста нет на месте, он направит информацию на e-mail и перезвонит в другое время.
Оператор обрабатывает весь поток сообщений, включая спам и однообразные вопросы из разряда графика работы, отправки прайс-листа с ценами и др. Если бы этим занимался сотрудник вашей компании, он бы потерял много времени на обработку всего объёма звонков и писем. Но, благодаря виртуальному секретарю, он будет занят исполнением прямых обязанностей и получит только действительно важную информацию.
НАШИ ПРЕИМУЩЕСТВА
Вам не нужно будет настраивать новые телефонные линии, искать, обучать и содержать в штате сотрудника, услуга виртуальный секретарь помогает исключить затраты на аренду или организацию в существующем офисе фирмы дополнительного рабочего места.
В основном актуально в следующих случаях:
- Для новых и небольших компаний, в частности ИП. Каждый сэкономленный рубль не будет лишним. Штатные сотрудники освобождаются от рутинных однотипных звонков, писем и могут сконцентрировать силы на более важных делах;
- Для организаций, переживающих сезонный ажиотаж или запустивших рекламную кампанию. В такие периоды отмечается всплеск клиентской активности. Услуга «Виртуальный секретарь» позволяет принять каждый звонок без найма новых сотрудников и без отрыва уже имеющихся от производства;
- Для компаний, временно оставшихся без штатного секретаря. Даже если ваш лучший или единственный сотрудник заболел, уволился, ушёл в отпуск, это никак не отразится на бизнес-процессах;
- прием и отправка факсом или по е-мейл сообщений по вашему указанию;
- передача информации по доступным средствам связи.
Готовые решения
Как работает услуга виртуальный секретарь?
Сценарий
Разрабатываем и прописываем схему предстоящего разговора оператора с абонентом, используя различные техники переговоров и выявления потребностей в зависимости от вашей задачи.
База данных
Это кропотливый этап, который позволит четко определить Вашего клиента. Учитываем все особенности проекта по вашей задаче: на кого выйти в ходе звонка, какую информацию получить и сохранить, что презентовать, с кем назначить встречу и прочее.
Операторы
Проводим подбор и обучение операторов на проект в количестве, необходимом для выполнения поставленной задачи в заданные сроки. Все сотрудники проходят не только отбор по hard и soft skills, но имеют ранговую систему квалификации.
Тестирование
Всегда и обязательно делаем тестовый запуск перед основным, чтобы проверить как все работает.
Начинаем работать, как ваш отдел холодных звонков. Скорость звонков регулируете вы, количество операторов регулируете вы, направление телефонного «удара» определяете вы, в любой момент можно изменить задачу, базу данных, переписать сценарий. Используйте наши возможности на 100%!
Обязательно предоставляется полный ежедневный отчет в формате excel, содержащий всю необходимую информацию по звонкам: куда дозвонились, с кем договорились, с кем нет, кого нет на месте, сколько назначено встреч и прочее. Все результативные звонки содержат также комментарии (вся полезная информация для вашего комфорта).
